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若い社員に仕事を任せたあと、管理者は、その仕事が予定どおり進んでいるか気になるものです。
しかし、何度も進み具合を尋ねると、若い社員から「信用されていないのではないか」と思われる可能性があります。
反対に、任せたまま何も確認しなければ、問題が起きていても発見が遅れてしまいます。
若い社員に仕事を任せるときに大切なのは、任せきりにすることでも、細かく監視することでもありません。
必要なのは、本人が安心して仕事を進められるように、適切なタイミングで確認することです。
任せることと、放置することは違う
管理者が、
「この仕事は任せたから、自分で考えて進めてほしい」
と伝えることがあります。
若い社員の自主性を育てるためには、自分で考える機会を与えることも必要です。
しかし、経験の少ない社員にとっては、どこまで自分で判断してよいのか分からない場合があります。
分からないことがあっても、
「こんなことを質問したら、仕事を任せられない人だと思われるのではないか」
と考え、相談できないこともあります。
管理者が仕事を任せたあとも、必要な支援を続けることは、過保護ではありません。
若い社員が自分の力で仕事を完成させるための支援です。
最初に確認する日時を決めておく
仕事を任せるときは、完成期限だけでなく、途中で進み具合を確認する日時も決めておきます。
たとえば、
「金曜日が期限だけれど、水曜日の午後に一度進み具合を確認しよう」
と伝えます。
あらかじめ日時を決めておけば、若い社員も、その時点までに何を進めればよいのか考えやすくなります。
管理者も、必要以上に何度も確認することがなくなります。
仕事の途中に確認の機会を設けることは、社員を監視するためではありません。
問題が大きくなる前に、方向を修正するためです。
「できたか」だけを聞かない
進み具合を確認するとき、
「もうできた？」
「まだ終わっていないの？」
と尋ねるだけでは、若い社員は責められているように感じます。
確認するときは、次のように具体的に尋ねます。
「今、どこまで進んでいますか」
「進める中で迷っているところはありますか」
「予定より時間がかかっている部分はありますか」
「私が確認したほうがよいことはありますか」
このように尋ねると、若い社員は現在の状況や困っていることを説明しやすくなります。
管理者が確認すべきなのは、仕事が終わったかどうかだけではありません。
本人がどこで迷い、何を必要としているかです。
問題を報告した社員を責めない
若い社員から、
「予定どおり進んでいません」
「やり方を間違えてしまいました」
と報告を受けることがあります。
このとき、管理者が最初に強く叱ってしまうと、本人は次から問題を隠すようになります。
まずは、
「早めに報告してくれてありがとう」
「今の段階で分かってよかった」
と受け止めます。
そのうえで、原因を一緒に確認し、これからどう修正するかを考えます。
仕事では、間違いを完全になくすことだけでなく、問題を早く報告できる関係をつくることが重要です。
管理者が仕事を取り上げない
進み具合が思わしくないと、管理者は、
「もう自分がやったほうが早い」
と考えることがあります。
確かに、管理者が代わりに行えば、その仕事は早く終わるかもしれません。
しかし、毎回仕事を取り上げてしまえば、若い社員は経験を積むことができません。
管理者は、すべてを代わりに行うのではなく、
「次に何をすれば進められるか」
「どの部分までなら本人が続けられるか」
を考えます。
必要な助言を与えたうえで、できる限り本人に最後まで取り組んでもらいます。
自分で仕事を完成させた経験が、次の仕事に対する自信につながります。
完成後の振り返りまでが仕事を任せること
仕事が完成したら、結果だけを評価して終わりにせず、短い振り返りを行います。
「うまくできたことは何ですか」
「難しかったことは何ですか」
「次回は、どのように進めたいですか」
と尋ねます。
本人の話を聞いたあと、管理者からも、良かった点と改善点を具体的に伝えます。
振り返りによって、一つの仕事の経験が、次の仕事に活かせる学びになります。
管理者のための確認チェック
若い社員に仕事を任せたときは、次の点を確認してみてください。
- 完成期限だけでなく、途中確認の日時を決めたか
- 本人が相談できる相手とタイミングを伝えたか
- 「できたか」だけでなく、困っていることを尋ねたか
- 問題の報告を受けたとき、最初から責めていないか
- 管理者が仕事を途中で取り上げていないか
- 完成後に良かった点と改善点を振り返ったか
まとめ
若い社員に仕事を任せたあと、管理者が行うべきことは、細かく監視することではありません。
本人が自分で考えて進めながら、困ったときには相談できる状態をつくることです。
任せることと支援することは、反対の行動ではありません。
適切なタイミングで状況を確認し、必要な助言を与え、最後まで本人に取り組んでもらう。
その積み重ねによって、若い社員は少しずつ、自分で仕事を進められる社員へ成長していきます。
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